Выставочная деятельность представляет собой демонстрацию новых товаров и услуг, поиск партнеров и клиентов, обмен деловым опытом. Все это представители различных коммерческих организаций и производственных предприятий делают на одной специально организованной площадке — выставочном комплексе, в павильонах и на своих оформленных в фирменном стиле стендах.
Важнейшим инструментом передачи информации о компании на выставке является раздаточный материал. Буклеты, листовки, брошюры и каталоги. Все это с запасом должно находиться на стендах и предоставляться потенциальным клиентам и партнерам. Нельзя также забывать о визитках, которые с избытком должны иметься у каждого сотрудника на стенде. Визитки могут быть не только персональными, но и общими, где указаны контактные данные компании, а с оборотной стороны — краткая информация о роде деятельности, ассортименте выпускаемой продукции, либо предоставляемых услугах. Таким образом подобная визитка может заменить листовку. А ее удобный формат позволит ей надолго сохраниться в визитнице потенциального контрагента.
В отличие от визиток и листовок, печать многостраничной полиграфии (брошюры и каталоги), занимает больше времени. А подготовка их к печати, дизайн и верстка может занять срок в несколько месяцев. Это должно быть предусмотрено в процессе плановых мероприятий по подготовке. Если допустить, что текстовый и графический материал авторами сделан, то качественный дизайн и верстку профессионалы выполняют в среднем до 50 страниц за рабочую неделю. Хотя, всегда могут быть отклонения в ту или иную сторону. К примеру, множество таблиц, схем и дизайнерских элементов увеличит срок подготовки к печати. В то время, как преобладание текста с небольшим количеством картинок можно заверстать быстрее.
После подготовки оригинал-макеты в распечатанном на принтере виде должны пройти тщательную проверку на предмет отсутствия орфографических и фактологических ошибок, технических сбоев при верстке.
Только после этого материал в электронном виде передается на типографские мощности для тиражирования.
Традиционно многостраничная продукция выпускается методом офсетной печати. В этом случае через наносящие краску валы последовательно прогоняются развороты страниц. Затем они собираются в так называемую тетрадку и брошюруются. Срок печатных работ не так велик, как процесс верстки брошюры либо каталога, но может изменяться, в зависимости от загрузки типографии. Особенно это чувствуется в «горячие» месяцы календаря. Все это следует учитывать грамотному менеджеру компании, собирающейся участвовать в выставке и иметь оптимальную готовность к предстоящему мероприятию.